Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Premiaciones Gran Triunfo S.A.S en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la EMPRESA garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los Titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Alcance

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de quienes tienen o han tenido relación directa o indirecta con la EMPRESA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Responsable del tratamiento

Esta política es de uso exclusivo de Premiaciones Gran Triunfo S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901.645.710, con domicilio principal en la Carrera 23 # 63c-72 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Con página web: www.premiacionesgt.com y teléfonos +(601) 2100111 y +(601) 2359625.

Definiciones 

– Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos. 

– Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

– Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado. 

– Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros. 

– Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales. 

– Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento. 

– Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos. 

– Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos. 

– Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. 

– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

– Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso. 

– Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos. 

– Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

– Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

– Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

– Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

– Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

– Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. 

– Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

– Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 

– Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y/o móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la EMPRESA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y proveedores se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, información familiar en caso de emergencia y datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de la EMPRESA es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, almacenamiento, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

Finalidad

Para el adecuado desarrollo de las actividades comerciales de la EMPRESA, se realiza la recolección, tratamiento, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información personal para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación directa o indirecta, tales como: clientes, proveedores, distribuidores, accionistas, consumidores, acreedores, deudores y trabajadores, para las siguientes finalidades: 

1. Registrar los datos personales en los sistemas de información de PREMIACIONES GRAN TRIUNFO S.A.S., así como en las bases de datos comerciales y operativos. 
2. Realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para evaluar la calidad del servicio prestado por PREMIACIONES GRAN TRIUNFO S.A.S.

III. Informar y dar participación a los titulares en actividades de mercadeo y promocionales como concursos, rifas y sorteos. 

1. Realizar el proceso de respuesta a reclamaciones, consultas, peticiones y/o quejas que sean realizadas por los titulares o diferentes organismos de control.  En dado caso que las autoridades en virtud de la ley aplicable, exijan los Datos Personales almacenados, PREMIACIONES GRAN TRIUNFOS.A.S. se encuentra en la liberta de trasmitirlos; esto para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. 
2. De ser necesario, contactar vía telefónica, correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
3. Compartir la información recolectada a distintas áreas de la empresa, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones como recaudo de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros.

VII. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas, que sean necesarias para desarrollar el objeto social de PREMIACIONES GRAN TRIUNFO S.A.S. 

VIII. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por PREMIACIONES GRAN TRIUNFO S.A.S. 

1. Contactar al titular a través de medios electrónicos, SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
2. Para definir obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
3. Desarrollar las actividades de gestión de Talento Humano dentro de LA EMPRESA, como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional de sus trabajadores, pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales en ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador.

XII. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo. 

XIII. Desarrollar los procesos internos de selección y vinculación de personal, como la evaluación, calificación de los aspirantes, verificación de referencias laborales y personales, y la verificación de antecedentes judiciales.

Derechos de los titulares 

Como titular de sus datos personales y en conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:          

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.        
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

III. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. 
2. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
3. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Obligaciones de la empresa

La EMPRESA deberá: 

– Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

– Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

– Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

– Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

– Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

– Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado. 

– Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 

– Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

– Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 

– Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 

– Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se hayapresentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

– Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

– Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Autorización

La EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de Voluntad del Titular puede darsea través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la EMPRESA, tales como:

1. Aceptando nuestros términos y condiciones establecidos en nuestra Página Web a la hora de realizar alguna solicitud. 
2. II. Por escrito, diligenciando un formato de clientes y autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por la EMPRESA.

III. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.

1. Mediante conductas, inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. En ningún caso la EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la EMPRESA presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. Las reclamaciones se pueden realizar por los medios electrónicos que se han habilitado para la comunicación, telefónicamente o personalmente en la sede de la empresa.

– Entidad: Premiaciones Gran Triunfo S.A.S.

– Dirección: Carrera 23 # 63c-72 – Bogotá, Colombia

– Correo electrónico: servicioalcliente@premiacionesgt.com

– Teléfonos: +(601) 2100111

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información: 

– Identificación del Titular o Cliente. 

– Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 

– Dirección electrónica e información de contacto del titular. 

– Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de l reclamo.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término la EMPRESA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Legislación

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y la Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la EMPRESA estarán vigentes a partir del día primero (01) de Noviembre de 2022. La EMPRESA se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por la EMPRESA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la EMPRESA o una obligación contenida en un contrato entre la EMPRESA y el Titular.

PREMIACIONES GRAN TRIUNFO S.A.S. – Enero 2025